П орядок учёта документов, входящих в состав библиотечных фондов (утверждён приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077) носит межведомственный характер, устанавливает общие требования к учёту библиотечных фондов, но не учитывает специфику библиотек вузов. Учёт фондов, разнообразных по тематике, видам изданий, носителям информации, читательскому назначению, в вузовских библиотеках обладает своими особенностями, одной из которых является наличие в фондах многоэкземплярной литературы, приобретаемой для обеспечения учебного процесса. Для неё разработана методика безынвентарного учёта, сочетающего элементы индивидуального (по названиям) и суммарного (по количеству экземпляров) учёта.
Наряду с фондом печатных изданий библиотеки вузов сегодня интенсивно формируют фонд электронных документов, создают электронные библиотеки и цифровые коллекции, приобретают доступ к электронным ресурсам и ЭБС, содержащим научную и учебную литературу, отечественным и зарубежным базам периодических изданий.
Особенности учёта электронных ресурсов (в том числе статистического) в библиотеках вузов требуют пристального внимания и отдельного рассмотрения.
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: УПРАЗДНЁННЫЕ И ДЕЙСТВУЮЩИЕ
В узовские библиотеки имеют хорошо разработанную исторически сложившуюся систему учёта печатных и других изданий на материальных носителях. При этом традиционно библиотеки различных систем и ведомств руководствуются правилами учёта, принятыми в системе библиотек Министерства культуры РФ. Так, Инструкция об учёте библиотечного фонда (утв. приказом Министерства культуры РФ от 2 декабря 1998 г. № 590) была распространена на библиотеки образовательных учреждений приказом Министерства образования РФ от 19 октября 2000 г. № 2488 . Этим же приказом были утверждены Методические рекомендации по её применению в библиотеках образовательных организаций, содержащие дополнения и изменения, учитывающие специфику библиотечной работы учебных заведений. Однако приказом Минобрнауки России от 9 октября 2013 г. № 1129 Инструкция об учёте библиотечного фонда и Методические рекомендации были отменены .
В 2014 г. Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда , был распространён на библиотеки высших и средних профессиональных образовательных организаций приказом Росстата от 28 января 2014 г. № 54, утвердившим Статистический инструментарий для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций . Но в 2015 г. Росстат утвердил новые формы № ВПО-2, соответственно приказ № 54 утратил силу. Приказ Росстата от 15 декабря 2015 г. № 635 практически подтвердил перечень показателей, раскрывающих содержание библиотечных фондов профессиональных образовательных организаций, утверждённый ранее. Сведения о библиотечно-информационных ресурсах сгруппированы в таблице 2.6 «Формирование и использование библиотечного фонда», при заполнении которой рекомендуется руководствоваться Порядком учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, утверждённым приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 (далее - Порядок учёта документов).
Порядок учёта документов, закрепивший общие правила и формы учёта, предназначен в первую очередь для библиотек Министерства культуры РФ. В нём не нашли отражения особенности учёта библиотечных фондов образовательных организаций. Таким образом, вузовские библиотеки оказались перед задачей самостоятельного выбора методик и разработки форм учёта библиотечных фондов исходя из своих организационно-технологических особенностей. Многие библиотеки справились с решением этого вопроса, разработав собственные регламенты учёта, ставшие частью учётной политики вуза. В качестве успешных примеров можно привести библиотеки Уральского и Южного федеральных университетов, Тверского технического университета, Томского государственного университета, Воронежского аграрного университета имени императора Петра I и другие библиотеки.
Вместе с тем в организации учёта фондов библиотек вузов возникает ещё немало вопросов, связанных с введением новых правил бухгалтерского учёта, с постановкой на бухгалтерский учёт сетевых электронных документов, с неразработанностью методик автоматизированного учёта и даже фондоведческой терминологии. Это ставит под сомнение выполнение одного из принципиальных требований учёта - достоверности статистических показателей, основанной на использовании унифицированных единиц и методик учёта и их последующей корректной обработке для получения актуальных сведений о составе и использовании библиотечных фондов.
От регламентов к практике учёта
Для внедрения Порядка учёта документов в практику работы вузовских библиотек возникла необходимость в гармонизации правил и форм учётных документов, утверждённых Минкультуры России, с требованиями Росстата и Минобрнауки России. Для решения этой задачи при Научной библиотеке МГУ имени М.В. Ломоносова была сформирована рабочая группа из числа директоров и специалистов вузовских библиотек г. Москвы, которая выявляла несоответствия. Так, в методических указаниях Росстата к таблице 2.6 «Формирование и использование библиотечного фонда» сказано, что она заполняется на основе информации из Книги суммарного учёта библиотечного фонда (КСУ). Это не вполне соответствует действительности, так как КСУ в основном содержит информацию о документах на бумажных и других материальных носителях. Таким образом, для заполнения таблицы 2.6. необходимо учитывать не только данные КСУ, но и данные регистров, учитывающих электронные сетевые документы.
В соответствии с правилами Порядка учёта документов в вузовских библиотеках вводится раздельный суммарный учёт документов на материальных носителях и электронных сетевых документов. В 2015 г. рабочей группой НБ МГУ были разработаны примерные формы суммарного учёта: Книга суммарного учёта фонда библиотеки вуза на физических (материальных) носителях, реестр суммарного учёта сетевых локальных документов, реестр суммарного учёта инсталлированных документов, реестр учёта сетевых удалённых документов.
Проекты этих документов были направлены в библиотеки вузов, зональные и областные методические центры, доработаны с учётом замечаний и предложений вузовских библиотек, рассмотрены на заседании секции библиотек высших учебных заведений РБА в г. Самаре (май 2015 г.).
Что же нового появилось в учёте библиотечных фондов образовательных организаций и какое это нашло отражение в предлагаемых учётных формах? Одной из проблем учёта библиотечных фондов стало изменение подхода к бухгалтерскому учёту основных средств. В настоящее время бухгалтерский учёт библиотечного фонда осуществляется в соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учёта, утверждённой приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее - Инструкция № 157н) , а также с инструкциями для каждого типа государственных учреждений.
Традиционно в библиотечной практике закрепилась норма, когда библиотечный фонд делился на две части: документы, стоимость которых отражалась на балансе, и так называемая литература временного хранения, стоимость которой ранее не принималась к бухгалтерскому учёту в качестве основных средств. К литературе временного хранения были отнесены некоторые виды изданий в зависимости от объёма и характера информации: брошюры, листовки, календари, методические разработки, программы, материалы, подлежащие раздаче учащимся и педагогам, периодические издания. Конкретный перечень изданий и сроки их хранения определялись библиотеками самостоятельно.
Теперь согласно п. 38 Инструкции № 157н «материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учёту в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования». Таким образом, все виды документов, независимо от срока хранения, должны быть поставлены на балансовый учёт. При этом важно отметить, что среди них могут оказаться документы постоянного (бессрочного) хранения, в том числе книжные памятники, редкие и ценные издания, издания, поступающие в составе обязательного экземпляра, относящиеся к особо ценному движимому имуществу (ОЦДИ); длительного (долгосрочного) и временного (краткосрочного) хранения. На забалансовом счёте учитываются периодические издания и издания, входящие в состав обменного фонда.
Для отражения стоимости документа в балансовой стоимости фонда необходимо, чтобы каждый документ имел свою цену. Вместе с тем в библиотеки многие документы поступают без указания их стоимости. При формировании фондов электронных библиотек в их состав включаются как приобретённые электронные издания с определённой продавцом ценой, так и собственные создаваемые в вузах учебные пособия и цифровые копии печатных изданий, оценка которых не производится. В предлагаемых проектах учётных документов для указания стоимости всех видов поступающих документов предусмотрены специальные графы.
Одной из особенностей библиотечных фондов вузов является наличие в них большого количества неопубликованных документов - диссертаций, депонированных научных работ, отчётов НИОКР. Эти виды документов при поступлении в библиотеку также не имеют цены, хотя практика работы с ними сложилась давно. Так, диссертации учитываются в отдельной инвентарной книге и подлежат постоянному хранению. Иной подход применяется к авторефератам, которые по ГОСТ 7.60-2003 «Издания. Основные виды. Термины и определения» относятся к опубликованным документам: «автореферат - это научное издание в виде брошюры». Соответственно на практике нередко к ним относятся как к брошюрам: упрощённый учёт, сокращённые сроки хранения, что неверно. В то же время п. 7.1.1., 9.1.1 ГОСТ Р 7.0.11-2011 «Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления» определён статус этих документов - «на правах рукописей» .
Согласно Положению о присуждении учёных степеней, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2013 г. № 842 , устанавливающему порядок присуждения учёных степеней кандидата и доктора наук, «в библиотеку организации, на базе которой создан диссертационный совет, передаются один экземпляр диссертации и два экземпляра автореферата указанной диссертации, которые хранятся там на правах рукописи» и, следовательно, подлежат постоянному хранению.
Однако эксперты Секции по формированию библиотечных фондов РБА придерживаются иной точки зрения. Согласно ГОСТ Р 7.0.20-2014 «Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления» единицей подсчёта количества неопубликованных документов, обладающих признаками интеллектуальной собственности, являются:
· диссертация, препринт, отчёт о научно-исследовательской работе, перевод, описание алгоритмов, программа для ЭВМ;
· чертёж или полный комплект проектно-конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту);
· комплект депонированной научной работы, состоящий из двух экземпляров работы и сопроводительных документов;
· сброшюрованный блок или отдельная папка неопубликованных документов, имеющие индивидуальное заглавие.
Поэтому коллеги предлагают относить диссертации не к рукописям, а к неопубликованным документам. Кроме того, по их мнению, авторефераты диссертаций являются научными опубликованными документами и также не могут быть отнесены к рукописям.
Таким образом, рабочей группе ещё предстоит прийти к согласованной позиции по суммарному учёту диссертаций и авторефератов диссертаций.
Помимо печатных библиотеки получают электронные версии авторефератов диссертаций. С учётом изменений, внесённых в IV часть ГК РФ Федеральным законом от 12 марта 2014 г. № 35-ФЗ , библиотеки могут осуществлять запись авторефератов диссертаций на электронном носителе, в том числе в память ЭВМ, и доведение их до всеобщего сведения, т.е. размещение в открытом доступе. В библиотеках вузов также создаются цифровые коллекции диссертаций. Соответственно они должны быть отражены в регистре суммарного учёта сетевых локальных документов.
Следующий вид документов, входящих в состав библиотечных фондов вузов, - отчёты о проведённых научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах (далее - НИОКР). Порядок работы с отчётами НИОКР в своё время был регламентирован Положением о хранении высшими учебными заведениями отчётов по научно-исследовательским работам и о порядке ознакомления с ними, утверждённым ещё приказом ВКВШ от 11 декабря 1944 г. № 596 . Вузы обязаны были хранить отчёты НИОКР в двух экземплярах: один в фундаментальной библиотеке, второй - на кафедре (в лаборатории), выполнявшей работу. Библиотеки должны были вести каталоги отчётов, выдавать их в читальных залах представителям других вузов, научных учреждений, хозяйственных организаций и отдельным научным работникам, не работающим в данном вузе. При этом ответственность за хранение отчётов по законченным НИОКР и приложений к ним и за ведение каталога возлагалась на директоров библиотек высших учебных заведений и на заведующих соответствующими кафедрами.
Сегодня в стране создана Единая государственная информационная система учёта научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения. Постановлением Правительства РФ установлен порядок представления научными организациями и образовательными организациями высшего образования в Российскую академию наук отчётов о проведённых фундаментальных научных исследованиях и поисковых научных исследованиях, о полученных научных и (или) научно-технических результатах . Нормативного документа, определяющего порядок работы образовательных учреждений с отчётами НИОКР, нет. Это компетенция вузов, и они решают эту задачу по-разному. Например, в Северо-Восточном университете имени М.К. Аммосова хранение отчётов НИОКР возложено на УНИЦ, в Иркутском национальном исследовательском техническом университете они направляются в библиотеку вуза.
Определение стоимости документов
В своё время Инструктивным письмом Минвуза СССР от 22 июня 1954 г. № ЦБ-19-05/175 был определён следующий порядок учёта документов: безвозмездно поступившие в библиотеки вузов рукописи научно-исследовательских и других работ, труды диссертантов, а также книги, не имеющие номинальной стоимости, учитывались в инвентарных книгах и каталогах библиотек вузов по наименованиям без оценки. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» поменял эту практику: в соответствии с ним объекты бухгалтерского учёта подлежат денежному выражению.
«Единственные основные средства, которые учитываются при любой стоимости начиная с копейки на балансе и не подлежат списанию: драгоценные металлы, слитки, драгоценности и книги, библиотечный фонд. Всё остальное - в зависимости от стоимости», - разъяснила С.В. Сивец, начальник отдела Министерства финансов РФ .
Как определить их цену? Следуя изменениям, внесённым приказом Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89 в п. 25 Инструкции № 157н , первоначальной стоимостью объектов нефинансовых активов, полученных учреждением безвозмездно, в том числе по договору дарения, признаётся их оценочная стоимость, увеличенная на стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования.
Ещё один вид поступлений, оценка которых оказалась настолько непростой, что потребовала специального разъяснения Министерства финансов РФ, - это книги, принятые от читателей взамен утерянных. В письме ведомства от 28 августа 2015 г. № 02-06-10/55265 говорится, что «при определении ущерба, причинённого утерей читателями книг из библиотечного фонда, а также при приёме книг от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным следует исходить из текущей восстановительной стоимости на день обнаружения ущерба, определяемой постоянно действующей комиссией по поступлению и выбытию активов».
Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (в ред. Приказа Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89).
«При определении текущей восстановительной стоимости… комиссией используются данные на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения…» То есть при определении цены комиссия должна ориентироваться на сумму, за которую книгу можно приобрести на рынке в данный момент.
Как же рассчитать эту адекватную восстановительную стоимость? «Методы оценки отдельных видов имущества и обязательств утверждаются субъектом учёта при формировании учётной политики исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочий», - сообщается в п. 6 Инструкции № 157н.
Разъяснения есть на все случаи замены. Но на практике акты на замену бухгалтерия вуза часто не принимает, а издания, поступившие на замену, складируются. В чём же причина? Дело в том, что законопослушный бухгалтер руководствуется ст. 257 Налогового кодекса РФ , согласно которой восстановительная стоимость амортизируемых основных средств определяется как их первоначальная стоимость с учётом проведённых переоценок.
Библиотечная логика требует при определении размера ущерба исходить из суммы денежных средств, которые необходимы для покупки издания взамен утерянного, равноценного по содержанию.
Инструкцией № 157н установлен также особый порядок учёта периодических изданий. Для их учёта предусмотрен забалансовый счёт 23 «Периодические издания для пользования», на котором учитываются газеты и журналы в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газет) - один рубль. Исходя из этой нормы бюджетного учёта в части книги суммарного учёта, связывающей бухгалтерский и библиотечный учёты фонда, вводится учёт документов, принятых на забалансовый учёт, с указанием как количества документов, так и их условной стоимости.
В связи с тем что действие п. 38 Инструкции № 157н распространяется только на материальные объекты, относящиеся к основным средствам, возникает вопрос: как следует учитывать сетевые электронные документы? По правилам бухгалтерского учёта платный доступ к электронным документам на основании договоров, контрактов, лицензий квалифицируется как платная услуга и отражается в подстатье 226 «Прочие работы и услуги».
Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2018-ст принят Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), соответственно отменён действовавший ОКОФ 013-94 . В нём нашли отражение базы данных (код 732) и оригиналы произведений развлекательного жанра, литературы и искусства (код 740).
В группу «базы данных» включены информационно-справочные системы, электронные архивы, официальные и развлекательные электронные издания, справочники и каталоги, рекламные, информационные ресурсы в электронном виде и пр. Это значит, что электронные издания и базы данных, очевидно, будут отражаться в составе основных фондов. Следует отметить, что срок ввода классификатора перенесён с 1 января 2016 г. на 1 января 2017 г. Необходимы разъяснения Минфина России, тем более что печатные издания не попали в классификатор.
Состав фондов вузовской библиотеки по целевому назначению отражает её социальные функции: библиотечно-информационное обеспечение образовательной деятельности, научных исследований, воспитательного процесса.
Показатели наличия и использования учебной, научной, художественной литературы включены в форму № ВПО-2 Статистического инструментария для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций. Согласно требованиям Росстата и Минобрнауки России вузовские библиотеки ведут учёт учебной, научной, художественной литературы. Статистический инструментарий вводит дополнительно учёт учебно-методических пособий, а также обязательной учебной и учебно-методической литературы. По определению Росстата обязательной является литература, предусмотренная учебным планом. Фонд учебной литературы постоянно обновляется за счёт новых изданий, новых авторов. Минобрнауки России определило сроки использования учебников в 5–10 лет . Учебные планы систематически пересматриваются. Таким образом, обязательный учебник, учебно-методическое пособие - это величина непостоянная и, следовательно, не может быть объектом суммарного учёта. Отражение обязательной литературы по дисциплинам - это функция картотеки книгообеспеченности.
Учёт электронных документов
Учёт электронных документов до сих пор вызывает немало вопросов. Опыта и традиций их учёта библиотеки пока ещё не накопили. Регистры учёта электронных документов, представленные в приложениях к Порядку учёта документов, стали основой для разработки аналогичных форм для вузовских библиотек. Думается, что ведение регистра суммарного учёта сетевых локальных документов не представит больших затруднений, так как они учитываются по той же схеме, что и печатные. Хотя наряду с книгами и периодическими изданиями вузовские электронные библиотеки содержат статьи сотрудников вуза, которые по правилам библиотечного учёта в общем объёме библиотечного фонда не учитываются.
Несколько сложнее с учётом сетевых удалённых документов. Если включение их в состав библиотечных фондов уже не вызывает споров, то учёт в общем объёме ставится под сомнение. Электронные документы, получаемые библиотекой во временное пользование на условиях договора, Росстат обязывает включать в показатели объёма всего библиотечного фонда. Эта рекомендация прописана в методических указаниях к заполнению таблиц Статистического инструментария. Вузы, в свою очередь, заинтересованы в учёте удалённых сетевых документов в общем объёме фонда, поскольку при представлении информации международным рейтинговым агентствам требуется раскрытие информации о библиотечных фондах. Информация об обеспеченности печатными и электронными образовательными документами на одного обучающегося по основным программам используется Минобрнауки России в качестве одного из показателей в процессе лицензирования образовательной деятельности. На основе данных формы № ВПО-2 федерального статистического наблюдения проводится мониторинг эффективности образовательных организаций.
Однако при таком учёте в десятках миллионов удалённых электронных документов, к которым приобретается временный доступ, теряются сотни тысяч изданий, находящихся во владении библиотеки вуза. Например, Научная библиотека Финансового университета при Правительстве РФ, имеющая в своём фонде 1,5 млн изданий, представляет сведения о наличии 201,5 млн экземпляров, из которых 200 млн - это электронные документы, к которым оплачен временный доступ. Для сравнения напомним, что совокупный фонд библиотек вузов в целом составляет около 400 млн экземпляров печатных изданий.
Но вопрос и в том, насколько правомерно суммирование числа экземпляров печатного издания, названий локальных электронных документов и лицензий на временный доступ к удалённым электронным ресурсам.
Реестры учёта инсталлированных и удалённых лицензионных документов практически представляют собой суммарный учёт пакетов, баз данных и общее количество включённых в них документов. Учёт по целевому читательскому назначению возможен лишь на основе индивидуального подхода. Владельцы и агрегаторы такую статистику библиотекам не всегда представляют.
Мы считаем более правомерным представление раздельных данных об объёме фонда на физических (материальных) носителях, о количестве сетевых локальных документов, инсталлированных документов, сетевых удалённых документов. Именно такой учёт библиотечных фондов содержит форма 6-нк «Сведения об общедоступной (публичной) библиотеке» .
Список источников
1. Приказ Министерства образования РФ от 24 августа 2000 г. № 2488 «Об учёте библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» // Библиотекарю образовательного учреждения: справочник. – 2-е изд., доп. – М., 2002. – С. 8–50.
2. Приказ Министерства образования и науки РФ от 9 октября 2013 г. № 1129 «О признании утратившими силу приказов Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_156173/ (дата обращения 05.05.2016).
3. Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями / Рос. гос. б-ка [подгот.: Н.И. Хахалева и др.]. – 2-е изд., испр. и доп. – М., 2016. – 92 с. – Библиотека библиотекаря.
4. Приказ Росстата от 28 января 2014 г. № 54 «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_158958/ (дата обращения 05.05.2016).
5. Приказ Росстата от 15 декабря 2015 г. № 635 «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством образования и науки РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_190756/ (дата обращения 05.05.2016).
6. Приказ Министерства финансов РФ от 15 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_107750/ (дата обращения 05.05.2016).
7. ГОСТ 7.60-2003 Издания. Основные виды. Термины и определения. // Библиотечное дело. Государственные и национальные стандарты / сост. : А.А. Джиго, Т.В. Майстрович, Е.К. Плохих. – М., 2014. – С. 317–344.
8. ГОСТ Р 7.0.11-2011 Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://standartgost.ru/ g /% D 0%93% D 0%9 E % D 0% A 1% D 0% A 2_% D 0% A 0_7.0.11-2011 (дата обращения 12.05.2016).
9. Положение о присуждении учёных степеней // Бюллетень Министерства образования и науки РФ. Высшее и среднее профессиональное образование. – 2014. – № 1. – С. 13–48.
10. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 4 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_64629/ (дата обращения 05.05.2016).
11. Положение о хранении высшими учебными заведениями отчётов по научно-исследовательским работам и о порядке ознакомления с ними // Руководящие материалы в помощь работникам вузовских библиотек / сост. Э.З. Левинсон. – М., 1974. – С. 207–208.
12. Постановление Правительства РФ от 14 ноября 2014 г. № 1195 «О представлении научными организациями и образовательными организациями высшего образования, осуществляющими за счёт бюджетных средств фундаментальные научные исследования и поисковые научные исследования, в Российскую академию наук отчётов о проведённых фундаментальных научных исследованиях и поисковых научных исследованиях, о полученных научных и (или) научно-технических результатах» // Бюллетень Министерства образования и науки РФ. Высшее и среднее профессиональное образование. – 2015. – № 3. – С. 19–21.
13. Инструктивное письмо Министерства высшего образования СССР от 22 июня 1954 г. № ЦБ-19-05/175 «О порядке учёта рукописей научно-исследовательских и других работ, трудов диссертантов и книг, не имеющих номинальной стоимости // Руководящие материалы в помощь работникам вузовских библиотек / сост. Э.З. Левинсон. – М., 1974. – С. 210.
14. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 702-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (с изм. На 28 июня 2013 г.) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/ (дата обращения 05.05.2016).
15. Сивец С.В. Соблюдать бухгалтерскую и бюджетную дисциплину / С.В. Сивец // Библиотеки в правовом пространстве: Материалы совещания руководителей федеральных и региональных библиотек (г. Москва, октябрь 2008 г.) и выездного заседания Общественного комитета содействия развитию библиотек России (г. Дмитров Московской области, январь 2009 г.) / [сост. Л.Н. Тихонова, Т.Л. Александрова, И.И. Шестопалов]. – М., 2009. – С. 39–47.
16. Приказ Министерства финансов РФ от 29 августа 2014 г. № 89н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов РФ от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_168189/ (дата обращения 05.05.2016).
17. Федеральный закон от 24 июля 2002 г. № 110-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации (с изменениями и дополнениями)» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_37833/ (дата обращения 05.05.2016).
18. Приказ Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2018-ст (ред. от 10 ноября 2015 г.) «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора основных фондов (ОКОФ) ОК 013-2014 (СНС 2008)» [Электронный ресурс].– Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_181279/ (дата обращения 05.05.2016).
19. Приказ Министерства образования РФ от 11 апреля 2001 г. № 1623 «Об утверждении минимальных нормативов обеспеченности высших учебных заведений учебной базой в части, касающейся библиотечно-информационных ресурсов» // Нормативные документы для библиотек высших учебных заведений: сборник / под ред. Е.В. Ивановой. – М., 2002. – С. 28–30.
20. Приказ Федеральной службы государственной статистики от 30 декабря 2015 г. № 761 «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством культуры РФ федерального статистического наблюдения за деятельностью учреждений культуры» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document.cons_doc_LAW_192244/ (дата обращения 12.05.2016).
Добрый день дорогие участники семинара!
Сейчас я вас познакомлю с темой: «Современные требования к ведению учета фонда учебников» это тема вам не новая каждый из вас работает с этим. И так начнем
Вот наша учебная литература поступила, к фонду учебной литературы как мы знаем относятся: все учебники; учебные пособия; орфографические словари; математические таблицы; сборники упражнений и задач; практикумы; книги для чтения; хрестоматии; рабочие тетради.
Особо хочется обратить внимание на формы учета библиотечного фонда учебников.
Учетные формы:
Книга учета библиотечного фонда школьных учебников
(Книга суммарного учета учебного фонда)
Журнал учета учебников
Картотека учебников
Журнал выдачи учебников
Заказ на учебники (за три года)
Инвентаризационная ведомость (за три года)
Книга суммарного учета состоит из 3 частей (обратите внимания у вас должна быть отдельная книга с ум уч)
1часть. Поступление в фонд. После получения учебников записывается общее количество и их стоимость, с обязательным указанием номера и даты сопроводительного документа. Номер записи ежегодно начинается с № 1 и идёт по порядку поступлений.
2 часть. Выбытие из фонда. Записываются номера актов на списание учебников с указанием даты утверждения акта и общего количества списанных учебников на общую сумму. Нумерация записей о выбывших изданиях из года в год продолжается.
3 часть. Итоги учёта движения фондов. Записываются итоги движения фонда учебников: общее количество поступивших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество выбывших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество учебников, состоящих на 1 января последующего года, на сумму
Журнал учета учебников
Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования
Карточки с библиографическим описанием изданий учебников расставляются в учетную картотеку по классам, а внутри классов – по алфавиту фамилий авторов или заглавий. Количество выданных учебников отмечается на оборотной стороне учетных карточек. Для контроля за сохранностью учетных карточек они регистрируются в «Журнале регистраций учетных карточек библиотечного фонда учебников организаций образования».
Порядковый номер при записи в « Журнал регистрации учетных карточек» присваивается и карточке. И на все экземпляры учебников, записанных в данной карточке, присваивается этот номер с пометкой в скобках порядкового номера экземпляра,151 (1), 151 (2), 151 (3) и т.д.
. Учёту подлежат все виды учебников и учебных пособий. Рабочие тетради, дидактические материалы, таблицы, прописи и т.д. и являются документами временного характера. Их учёт производится в «Тетради учёта документов временного характера».
Взамен утерянных или испорченных учебников принимаются другие учебники, необходимые школе, или взимается номинальная стоимость учебника, если он использовался не более одного года (оформляется квитанция). Учебники, утерянные и принятые взамен, учитываются в «Тетради учёта утерянных и замены учебников».
Списание учебников проводится не реже одного раза в год. На каждый вид списания («Ветхие», «Устаревшие по содержанию», «Утерянные читателями», «Хищение») составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается комиссией и утверждается директором школы. Один
экземпляр акта хранится в библиотеке, другой передаётся под расписку в бухгалтерию школы, которая производит списание с баланса школы
указанной в акте стоимости учебников.
2.10. Учебники, находящиеся в хорошем состоянии, после списания могут выдаваться учащимся для подготовки к экзаменам или в учебные кабинеты.
Выбытие учебников из библиотечного фонда
Срок использования учебника не менее четырёх лет.
Выбытие учебников из фонда библиотеки производится по причинам: ветхости (физический износ); устарелости по содержанию; утрате (с указанием конкретных обстоятельств утраты). В акте о выбытии фиксируются сведения об учебниках, исключаемых только по одной причине.
Критерии отбора учебников для выбытия из фонда библиотеки:
Выбытие по ветхости производится при наличии дефектов, приводящих к искажению или потере информации, ухудшающих удобочитаемость, условия чтения (потеря элементов изображения, пятна, царапины, отсутствие одной и более страниц, склеивание страниц и повреждение текста или иллюстраций при раскрытии, деформация, ветхость блока или переплетной крышки);
Выбытие по причине устарелости по содержанию производится в соответствии с изменениями в «Федеральных перечнях учебников, рекомендованных (допущенных) к использованию в образовательном процессе в образовательных учреждениях, реализующих образовательные программы общего образования и имеющих государственную аккредитацию на учебный год, утверждённого Министерством образования и науки Российской Федерации»;
Выбытие по причине утраты из фонда библиотеки. Библиотекарь устанавливает причину утраты и вправе потребовать от виновника замены утраченного учебника на тот же учебник или другой, необходимый школе, если срок использования учебника не превышает четырёх лет. Утраченные учебники, срок использования которых превышает четыре года, списываются без возмещения убытка.
Выбытие учебников из фонда библиотеки оформляется актом об исключении и отражается в книге суммарного учета, а также в картотеке учета учебников. Выбытие учебных материалов временного хранения производится в конце календарного года по акту с указанием причины: «материал временного хранения».
Акты на списание учебников визируются членами комиссии по сохранности фондов. Завизированные акты утверждаются директором школы.
Списанные по акту учебники могут быть использованы для изготовления дидактического материала, для реставрационных работ или передаются организациям по заготовке вторсырья.
Хранение списанных учебников вместе с действующими запрещается.
Акты на списание учебников из фондов библиотеки и приложенные к ним списки учебников подлежат постоянному хранению, весь срок существования библиотеки
Порядок учёта выдачи учебников
Выдача учебников осуществляется библиотечным работником в конце или перед началом учебного года.
Учебники выдаются учащимся на один учебный год. Учебники, по которым обучение ведётся два или несколько лет, могут быть выданы учащимся на несколько лет.
Формой учёта выдачи учебников могут быть: вкладыш в формуляр пользователя; формуляр класса; журнал выдачи учебников. Любая из названных форм, выбранная библиотекарем, должна отвечать установленным требованиям: аккуратное ведение записи, наличие подписи получателя, строгий индивидуальный и суммарный учёт выданных учебников.
Инвентаризация фонда учебников
Инвентаризация учебного фонда библиотеки школы осуществляется с целью контроля над сохранностью и эффективностью использования учебников, а также с целью учёта обеспеченности ими льготных категорий учащихся и составления реального заказа на учебники.
Инвентаризация учебников проводится по требованию администрации школы.
Инвентаризационная ведомость учёта фонда учебников содержит следующие данные: автор, наименование учебника; класс; общее количество учебников в фондах, в том числе приобретённых на внебюджетные средства; количество учебников по годам получения. Учебники, приобретённые более четырёх лет назад, отмечаются в графе без указания года поставки.
Инвентаризационная ведомость составляется в двух экземплярах, одна из которых передаётся в отдел образования
Наличие компьютера в библиотеке дает нам возможность изготовления и распечатки необходимых нормативных документов, а также использовать информационные системы в работе школьных библиотек. На сегодняшний день для библиотекарей созданы две программы – ИРБИС и MARG - SQL .
ИРБИС - Интегрированная Развивающаяся Библиотечная Информационная Система.
Авторы и дилеры ИРБИС представляют свое детище как современную, удобную систему, совместимую с другими корпоративными библиотечными системами. Система ИРБИС позволяет облегчить, традиционную рутинную работу библиотекарей: автоматизировать основные библиотечные процессы. ИРБИС включает все типовые библиотечные технологии: комплектование, систематизация, каталогизация, читательский поиск, книговыдача и администрирование.
В учреждениях образования должен быть сформирован полный пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность школьных библиотек.
Минобрнауки дало ряд рекомендаций об использовании учебников в образовательном процессе (письма от 08.12.2011 № МД-1634/03, от 28.02.2012 № МД-172/03). Учреждения образования должны использовать учебники, включенные в федеральный перечень. До включения в него учебники проходят ряд экспертиз. Заказчиками экспертиз являются авторы учебников или держатели авторских прав на них. Все учебники, получившие в установленном порядке положительные экспертные заключения по результатам научной и педагогической экспертиз, включены в федеральные перечни учебников.
Ежегодно к новому учебному году федеральные перечни дополняются учебниками, прошедшими экспертизу в текущем календарном году.
Количество учебников в перечнях по каждому предмету для каждого класса позволяет школе осознанно выбрать именно тот учебник (линию учебников), который позволяет учитывать особенности образовательной программы, реализуемой данной школой.
Наряду с учебниками в образовательном процессе могут использоваться иные учебные издания, являющиеся учебными пособиями.
Определение списка учебников образовательным учреждением в соответствии с федеральными перечнями учебников, учебным планом образовательного учреждения на принципах системного, планового подходов с учетом перспективы и преемственности реализации образовательных программ позволяет сформировать в школах библиотечные фонды учебников долгосрочного пользования.
Педагогические работники имеют право на свободу выбора и использования учебников в соответствии с образовательной программой, утвержденной образовательным учреждением. Выбор учебников осуществляется согласно списку учебников, определенному образовательным учреждением.
Количество учебников в перечнях по каждому предмету для каждого класса позволяет школе осознанно выбрать именно тот учебник (систему учебников, линию учебников), который учитывает особенности образовательной программы, реализуемой данной школой.
В настоящее время действует федеральный перечень учебников, утвержденный Приказом Минобрнауки РФ от 31.03.2014 № 253.
Следует обратить внимание, что наряду с бумажной формой учебников должны применяться электронные учебники. В связи с этим Минобрнауки в Письме от 02.02.2015 № НТ-136/08 указало, что необходимо:
предусмотреть при реализации программ дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) включение модулей, направленных на обучение руководящих и педагогических работников образовательных организаций методам использования электронной формы учебника, в том числе посредством применения интерактивных досок;
организовать и провести социологический опрос среди обучающихся и их родителей (законных представителей) о наиболее предпочтительной форме учебника (печатная, электронная, печатная и электронная формы). При этом использование электронной формы учебника является правом, а не обязанностью участников образовательных отношений.
Минобрнауки напоминает, что из федерального перечня учебников решением Научно-методического совета по учебникам могут быть исключены отдельные завершенные предметные линии учебников.
В связи с этим при заключении договоров на поставку учебников рекомендуем:
предусматривать возможность замены завершенной предметной линии учебников в случае ее исключения из федерального перечня учебников на другую завершенную предметную линию или возможность возврата денежных средств;
учитывать, что одновременно с учебником в бумажной форме должна приобретаться электронная форма учебника, а к учебникам, закупленным ранее только в печатной форме, возможна закупка отдельно электронной формы учебника.
Минобрнауки также рекомендует организовать в субъектах РФ работу по созданию информационной среды, в которой будут обеспечены равные условия для доступа к учебникам разных издательств, а также для их доступа к другим электронным ресурсам и электронным библиотекам.
В силу п. 10 ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании) организация обеспечения муниципальных образовательных организаций учебниками в соответствии с федеральным перечнем учебников, рекомендованных к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования организациями, осуществляющими образовательную деятельность, и учебными пособиями, допущенными к использованию при реализации указанных образовательных программ, относится к полномочиям органов государственной власти субъектов РФ в сфере образования.
При этом на основании п. 3 ч. 1 ст. 8 Закона об образовании к полномочиям органов государственной власти субъектов РФ в сфере образования относится обеспечение государственных гарантий реализации прав на получение общедоступного и бесплатного начального, основного, среднего общего образования в муниципальных общеобразовательных организациях посредством предоставления субвенций местным бюджетам, включая расходы на приобретение учебников и учебных пособий, в соответствии с нормативами, определяемыми органами государственной власти этих субъектов РФ. Таким образом, средства, необходимые для приобретения учебников и учебных пособий, включаются органами государственной власти субъектов РФ в субвенции местным бюджетам. Законом об образовании не предусматривается возможность уменьшения размера предоставляемой местным бюджетам субвенции на указанные цели при непосредственной передаче закупленных учебников и учебных пособий.
С 1 сентября 2013 года закупка учебников и учебных пособий для обеспечения муниципальных образовательных организаций осуществляется на муниципальном уровне.
Такая закупка учебников и учебных пособий органами местного самоуправления, образовательными организациями, являющимися муниципальными казенными и бюджетными учреждениями, производится в соответствии с требованиями Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Федеральный закон № 44-ФЗ).
Закупка может быть осуществлена органами местного самоуправления централизованно с целью обеспечения всех подведомственных муниципальных образовательных организаций необходимыми учебниками и учебными пособиями (централизованная закупка в соответствии со ст. 26 Федерального закона № 44-ФЗ) либо муниципальными образовательными организациями самостоятельно за счет средств, полученных из местных бюджетов на оказание муниципальных услуг.
При этом в случае проведения закупки органами местного самоуправления необходимо учитывать, что выбор закупаемых учебников и учебных пособий должен осуществляться образовательными организациями (ч. 4 ст. 18 и п. 9 ч. 3 ст. 28 Закона об образовании).
Также Федеральным законом № 44-ФЗ предусмотрена возможность проведения совместных аукционов двумя и более заказчиками.
Согласно ст. 25 данного закона при наличии у двух и более заказчиков (образовательных организаций, органов местного самоуправления) потребности в одних и тех же товарах (учебниках и учебных пособиях) такие заказчики вправе проводить совместные аукционы. Права, обязанности и ответственность заказчиков при проведении совместных аукционов определяются соглашением сторон, заключаемым в соответствии с ГК РФ и Федеральным законом № 44-ФЗ. Контракт с победителем либо победителями совместного аукциона заключается каждым заказчиком самостоятельно. Причем в качестве заказчика могут выступать как муниципальные образовательные организации, так и органы местного самоуправления, проводя совместные закупки для нужд нескольких муниципальных образований.
Организатором совместного аукциона является один из заказчиков, которому другие заказчики передали на основании соглашения часть своих полномочий на организацию и проведение такого аукциона.
Организатор совместного аукциона утверждает состав комиссии по осуществлению закупок, в которую включаются представители сторон соглашения пропорционально объему закупок, осуществляемых каждым заказчиком, в общем объеме закупок, если иное не предусмотрено соглашением.
Стороны соглашения несут расходы на проведение совместного аукциона пропорционально доле начальной (максимальной) цены контракта каждого заказчика в общей сумме начальных (максимальных) цен контрактов, в целях заключения которых проводится совместный аукцион.
Таким образом, на уровне муниципальных образований закупки учебников и учебных пособий за счет средств субвенций из бюджетов субъектов РФ могут быть осуществлены с использованием централизованных схем, предусмотренных Федеральным законом № 44-ФЗ. Кроме того, несколько муниципальных образований также могут проводить централизованные закупки учебников и учебных пособий на межмуниципальном уровне (совместные аукционы). Такие разъяснения даны в Письме Минобрнауки РФ от 07.04.2014 № 08-455.
Также отметим, что автономные образовательные учреждения могут заключать договоры на поставку учебников согласно Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и положению о закупках.
При поступлении учебной литературы в образовательное учреждение организуется ее двойной учет:
учет в библиотеке;
бухгалтерский (бюджетный) учет.
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержден Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее – Порядок № 1077). В соответствии с п. 1.4 Порядка № 1077 учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя. Этот учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. К регистрам индивидуального учета согласно п. 1.5.1 Порядка № 1077 относятся регистрационная книга и карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о его поступлении и выбытии.
Регистрами суммарного учета документов согласно п. 1.5.2 Порядка № 1077 являются книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда и журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
поступление документов в библиотечный фонд;
выбытие документов из библиотечного фонда;
итоги движения библиотечного фонда (итоговые данные на конец отчетного периода).
Книга суммарного учета библиотечного фонда в образовательных учреждениях содержит показатели, характеризующие качество формирования подобных фондов по обеспечению учебного процесса и научной деятельности образовательного учреждения, то есть по их целевому назначению.
Организация библиотечной работы в образовательных учреждениях имеет ряд особенностей, поскольку библиотеки таких учреждений входят в общую структуру учреждений и не являются самостоятельными юридическими лицами, а для обеспечения учебного процесса они приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безынвентарного учета.
Учебники выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой их потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации (разд. V Порядка № 1077).
В соответствии с п. 38 Инструкции № 157н материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования.
В учреждениях образования учебную литературу, входящую в состав библиотечного фонда, следует учитывать на счетах 0 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения» и 0 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения». Издания принимаются к учету по первичным учетным документам (накладным, актам приема-передачи). В соответствии с Указаниями № 65н расходы на их приобретение будут осуществляться по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ и коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».
В силу п. 46 Инструкции № 157н объектам библиотечного фонда не присваиваются уникальные инвентарные номера. Их аналитический учет ведется в инвентарных карточках группового учета основных средств (ф. 0504032) (п. 54 Инструкции № 157н). Учет операций по выбытию и перемещению этих объектов ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (п. 55 Инструкции № 157н).
Библиотечный фонд относится к амортизируемому имуществу учреждения. Согласно п. 92 Инструкции № 157н на издания стоимостью, не превышающей 40 000 руб. включительно, начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию. На объекты основных средств стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется по рассчитанным в установленном порядке нормам.
В бухгалтерском учете начисление амортизации на библиотечный фонд будет отражаться таким образом:
Дебет счета 0 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 271 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (в части амортизации основных средств и нематериальных активов)
Кредит счета 0 104 x7 000 «Амортизация библиотечного фонда»
Выбытие учебной литературы из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) с приложением списка выбывающих учебников. Решение о списании принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов. В акте отражаются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению такого решения, ставится отметка о результатах проведенных мероприятий (на основании утвержденного акта (ф. 0504144) и документов, подтверждающих утилизацию списываемых объектов в качестве вторичного сырья, их передачу, уничтожение). В том числе приводится перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в акте (ф. 0504144), с целью дальнейшего его использования. Акт (ф. 0504144) оформляется в двух экземплярах.
Списанные учебники могут быть оприходованы в качестве макулатуры и реализованы. Пришедшие в негодность книги принимаются к учету по забалансовому счету «Материальные ценности, принятые на хранение» (в условной оценке «один объект – 1 руб.») до момента их утилизации (ликвидации) (п. 335 Инструкции № 157н).
Макулатура, полученная в результате списания книг, принимается к учету по текущей оценочной стоимости (п. 106 Инструкции № 157н).
Далее приведем типовые операции по отражению в учете поступления объектов в библиотечный фонд, их выбытия из него, а также внутреннего перемещения в соответствии с действующими инструкциями № 162н, 174н, 183н.
|
Казенное учреждение (Инструкция № 162н) |
Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н) |
Автономное учреждение (Инструкция № 183н) |
|||
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
Приобретение учебной литературы у поставщика |
|||||
|
0 106 31 310 |
0 106 31 000 |
||||
|
Поступление учебной литературы централизованно от учредителя |
|||||
|
0 106 31 310 |
0 106 31 000 |
||||
|
Принятие к учету учебной литературы |
|||||
|
0 101 37 310 |
0 106 31 310 |
0 101 37 000 |
0 106 31 000 |
||
|
Выдача в эксплуатацию учебной литературы |
|||||
|
0 101 37 310 |
0 101 37 310 |
0 101 37 000 |
0 101 37 000 |
||
|
Начисление амортизации при выдаче учебников в эксплуатацию |
|||||
|
1 401 20 271 |
0 401 20 271 |
0 104 37 410 |
0 401 20 271 |
0 104 37 000 |
|
|
Списание учебной литературы с учета |
|||||
|
0 104 37 410 |
0 101 37 410 |
0 104 37 000 |
0 101 37 000 |
||
|
Принятие списанных книг к забалансовому учету (до момента утилизации) |
|||||
|
Списание утилизированных книг с забалансового учета |
|||||
|
Принятие к учету макулатуры |
|||||
Обобщим основные моменты:
1) для оказания образовательных услуг необходима учебная литература;
2) использоваться могут только издания, включенные в федеральный перечень учебников;
3) учебная литература может поставляться в образовательные организации централизованно или приобретаться ими самостоятельно;
4) учебники входят в состав библиотечного фонда;
5) учет поступившей учебной литературы ведется в библиотеке и бухгалтерии.
Учет библиотечных фондов - составная часть системы народнохозяйственного учета. Его совершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственной программой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета, статистики и контроля (1992) . Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике.
Реформирование учета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современных хозяйственно-экономических условиях. Основная его цель - предоставление точных и достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечном фонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативными актами.
Следует отметить и то, что учет документов является наиболее конкретным и регламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами. Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правовая основа.
Правовой регламентацией учета является современное законодательство различных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «О библиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «О информации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «О бухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004), «О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства в области учета, является базовой основой для принятия управленческих решений для библиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.
На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы, как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоение библиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросы учета, сохранности, использования документных фондов.
В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерации за № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» . Ее нормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечном деле в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Закон о стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечная статистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).
Со дня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономической жизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние на библиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органов статистики .
Главное достоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможность детализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.
Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется на государственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности. Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкция является руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетом утвержденных методических рекомендаций по ее применению.
Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.
Электронный учет -- учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет -- это не самостоятельный вид, а способ ведения учета .
Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной информации. При электронном учете существенно меняется технология учета, последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняется содержание работы и организации учета документов в библиотеке. При автоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающих и ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами, учитывающими интересы работников библиотеки
Необходимым требованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам (АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов.
Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.
Технология штрихового кодирования включает в себя три этапа:
1. создание штрихового кода;
2. нанесение штрихового кода на этикетку;
3. считывание штрихового кода специальной аппаратурой.
С помощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов со встроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практически полностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды не только на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстро сверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с и фондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, что на смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, более удобные и оперативные.
Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов.
Примером такой системы может служить автоматизированная Web-библиотека "Кодекс: Манускрипт"
Система предназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями, организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогу изданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.
Система позволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с момента поступления издания в библиотеку, до его списания, включая формирование инвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов. Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета, тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенный механизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарной книги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.
Модель функционирования системы:
На сервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы - "Кодекс-Сервер", который является одновременно Web-сервером и сервером БД, а также база данных в формате "Кодекс". Но чтобы система начала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочих станциях сотрудников библиотеки и читателей - браузер MS Internet Explorer, входящий в стандартную поставку ОС Windows.
Помимо Web-библиотеки "Кодекс: Манускрипт" создана также конфигурация «Онлайн: Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.
"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда:
– в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда";
– процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность;
– книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".
Важно отменить то, что автоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечной деятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы и совершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельность библиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта и обеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводить к единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.
Особо следует подчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондов требует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, для которых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но и ведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.
Таким образом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:
– является частью системы управления экономическими процессами, происходящими в современной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширение прав библиотеки и устранение жесткой регламентации;
– позволяет идентифицировать регистрационную запись, сравнив ее с оригиналом и данными о нем при проверке фонда или при расчете с читателями в случае невозврата взятых в библиотеке документов;
– обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахождение документов.
– служит основой государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
На наш взгляд, учет фондов должен являться важнейшим направлением деятельности каждой библиотеки в отдельности и системы библиотек в целом. Совершенствование учета библиотечных фондов проблема многоаспектная. Учет библиотечных фондов является не только частью системы управления экономическими процессами, но и объектами непроизводственной сферы. Поэтому его реформирование следует осуществлять в общем контексте преобразования учетной политики, проводимой в стране. Кроме того, учет библиотечных фондов - важнейший элемент их сохранности. Это стартовый этап, с которого начинается вся дальнейшая работа с фондом в библиотеке, как в плане сохранности, так и безопасности использования.
